運を呼び込むデジタルデータ整理術

目に見えないデータの整理できていますか?

メールに写真にスキャンデータ…山盛りのデータをすっきりさせるためには?

 



 

断捨離という言葉が流行語大賞になった2010年からはや8年。

身の回りの整理を心がけている人が増えたと思います。

使わない・着ないものを処分し、最低限のもので生活する。

すっきりした空間は気持ちいいですよね。

 

さて、デジタルデータはどうでしょうか?

書類や生活用品・洋服と違って、データは量が目に見えにくい分放っておいてしまいがち。

  • 受信したメール溜め込んでない?
  • 広告のメールそのままにしてない?
  • 写真データは整理してる?
  • パソコン・スマホのダウンロードファイルいっぱいなってない?
  • パソコンのゴミ箱は空?

いくつ当てはまりましたか?

現代人にとってデジタルなものをいかにシンプルに整理するかは大きな問題です。

 

データスペースにも余裕を

 

お金や運気にまつわる本でも、整理整頓は必ず出てくるキーワード。

窮屈な場所は、受け入れる場所がないのと同じ。

それは、何事にも通じる話かなと思います。

 

例えば、メールボックスにしても

メールが溜まっていたり、不要なメルマガや広告を見るたび嫌な気持ちになりませんか?

メールチェックは普段朝一にしますよね。

1日の始まりに嫌な気持ちになるなんて残念すぎます。

 

デジタル社会の今、多くの便りや返事をメールで受け取る機会が増えました。

私は、良い返事をもらえる機会が増えるように意識的に片付けるようにしています。

それに自分が扱うデータに圧迫されたくないんです。

 

私の身の回りデータ管理

 

それでは、私のパソコンのデスクトップやメール受信箱をお見せします。

  • デスクトップ

普段はたった1つのフォルダーのみです。

処理していない仕事がある時はフォルダーを追加し、終われば片付け。

そして、いつでも過去の資料にアクセス出来るように分類分けしています。

ちなみに、何もないデスクトップ画面に慣れてしまっているため、

同性でも異性でもデスクトップが汚い人、苦手です(笑)

 

  • メール受信箱

このキャプチャーは私が大学時代から使っているアドレスの受信箱(Gmail)。

もう使い始めて7年近くになります。

保留のファイルは作らず、受信したらすぐ処理・仕分け、必要のないものは削除します。

他にも仕事用とこのサイト用2つのメールアドレスを使っていますが、

2つとも上のキャプチャーのように分類済みの状態を保っています。

 

  • メッセンジャー(SMS、FB、LINE)

左からSMS、電話履歴、LINEのキャプチャー。

削除かアーカイブしか仕分け方法がないものは、ルールを決めています。

それは「月が変わったら、会話が続いていない人・グループは消す」。

FBの場合はアーカイブする。

遡って見る可能性がある情報(例えば住所や誕生日など)は、他のアプリに登録またはメモします。

 

私がデータの整理を心がけるようになったきっかけ

 

私がこのようにデータ整理を心がけるようになったのは大学に入った18歳の時

きっかけは教授の「出来るデザイナーは作業場が片付いている」という一言。

作業場というのは、机の上もそうだしパソコン上も同じこと。

私の仕事は3Dデータ、図面、レンダリング、そして画像類と、重いデータを扱います。

なので、片付けていないとすぐキャパオーバーに。

大学時代、社会人時代を経て、徐々にデータ整理をすることが「日常」になりました。

 



 

過去7年間分のメールをたった1時間で整理する

 

先ほど、メールボックスについて触れたので、もう少しお話したいと思います。

 

以前データ整理の話を友人にしたところ「一緒にやって欲しい」と言われ、手伝ったことがあります。

メールボックスに溜まっていたのは、過去7年分のメール。

彼女はそのアドレスを削除をして新規で取得することも考えていましたが、

重要な登録もしていたりするので、変更するのが手間。

整理する方がうんと簡単ということで、片付けする流れに。

 

結果、整理にかかった時間は約1時間

もう少しかかるかな?と思っていたのですが、やり始めるとあっという間でした。

普通の掃除と違ってホコリも立たないし、運んだりしなくていいのでずっと楽です^^

 

では、その手順を紹介します。

※年数は目安です。

1【一気に削除】

  • 3年以上前(2015年〜)のメールおよび2年以上前(2016年〜)のメルマガ・広告を削除

2【一括保存】

  • 2年未満は重要な手続きをしたり、見返すことがあるかもしれないので、一つのフォルダへ。
  1. 「2016年」フォルダーを作成
  2. 2016年の個人宛メールと銀行などの重要なメールを一括保存

3【カテゴリー分け】

  • 過去1年間(2017年分)のメールと必要な広告はカテゴリー分けする

—–

カテゴリー例:

  • 仕事
  • 交通/チケット
  • 銀行
  • SNS
  • 予約/登録/購入
  • 自分宛

—–

4【メルマガと広告の配信解除】

  • メルマガや広告を受信する都度、必要のないものは、配信解除の手続きを行う

断捨離でも、1年着なかったものは捨てるって言いますよね。

同じです。

絶対読まない過去のメールから無心でバシバシ消していきます^^b

自動で「SNS/広告」に分類されているものはページごと消しましょう。

 

配信手続きの作業を面倒臭いと思う人もいると思いますが、大抵ワンクリックで解除の手続きが済むものが多いので是非やってください。

ログインが必要でパスワードを忘れてしまった場合でも、数分で終了しますよ。

私も今登録している広告は5つほどです。

  • プライベートセール時期を知りたいファッションブランド
  • ギャラリーラファイエットの広告
  • 使っている化粧品メーカー

ファッションブランドは広告が綺麗なので、受信しても鬱陶しく感じないし、

5つくらいなら「今こんなセールやってるんだ〜」って余裕を持って見れます♪

 



 

写真データの管理

私にとって整理が一番難しいのは写真

メールは毎日数件〜数十件を処理すれば良いだけですが、

写真は、気をつけていないとすぐ溜まってしまいます。

 

カメラでもスマホでも写真を撮る機会が多く、

一度シャッターを押し始めると、いろんな角度から撮るので、

1つの被写体に対して何十枚もデータが残ってしまいます。

 

とくにカメラで撮った写真はブログに使うつもりで撮っているので、

記事の構成もあるため、書き始めるまで選べません。

(逆を言うと、ブログを書くから整理するきっかけになっているので良いのですが、、)

 

そのような環境の中、私が心がけていることを紹介します。

 

カメラで撮った写真

  • SDカード内でファイル分け(西暦、都市名、イベント)
  • ボヤけている写真のみ削除
  • ブログに使う予定のない写真を整理してGoogle photoへコピー。オリジナルは残しておきたいものだけ。
  • ブログに使った後は、気に入っている数枚を残し、他の写真は削除

現在3年前に購入した32GBのSDカード、容量8GB使用中。

去年旅行した時の写真と、年末年始の日本一時帰国の写真はまだ整理できてないので、

今月中に終わらせる予定です!

 

スマホで撮った写真

  1. ボヤけている写真を削除、同じ写真は1、2枚に絞る
  2. 携帯をWifiに繋ぐ→【自動】Google photoと同期
  3. インスタのストーリーズにアップ
  4. ブログに書かない内容の写真は削除

今スマホに入っている写真数は40枚以下。

 

整理のポイント

 

大事なのは「捨てること」にフォーカスしすぎないこと。

いつか引っ張り出さなきゃいけないデータもあるかもしれない。

だから「不必要なもの」を片付けて、自分でしまった場所が分かるように意識的に整える。

 

デジタルデータも身の回りのものと同じく、溜めると自分でしんどくなります。

なので出来るだけ、その日の垢はその日に落としたいですね♪

 


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